5 cuidados que uma empresa precisa ter ao fornecer smartphone para um profissional

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Para muitos trabalhos, um celular é uma ferramenta essencial. Mas quais são os cuidados que uma empresa precisa ter ao disponibilizar um smartphone para um profissional?

De fato, existem diferentes atividades que exigem um celular sempre presente, especialmente aquelas em campo ou que exigem a comunicação com clientes, fornecedores e colegas de forma rápida e eficiente.

No entanto, ao fornecer um smartphone para um profissional, a empresa precisa ter alguns cuidados para garantir a segurança dos dados, a produtividade do funcionário e o bom uso do aparelho.

Se você tem uma empresa e quer disponibilizar smartphones para seus funcionários, é preciso estar atento!

Do uso de ferramentas para backup e recuperação de dados, como o Wondershare MobileTrans, até dicas de conduta, conheça cinco cuidados que uma empresa precisa ter ao fornecer smartphone para um profissional e como eles podem evitar problemas futuros.

1. Definir uma política de uso do smartphone

O primeiro cuidado que uma empresa precisa ter ao fornecer smartphone para um profissional é definir uma política de uso do aparelho, que estabeleça as regras, os direitos e os deveres do funcionário em relação ao dispositivo.

Essa política deve ser clara, objetiva e transparente, e deve abordar questões como:

● Quais são os aplicativos permitidos e proibidos no smartphone?
● Quais são os limites de uso de dados móveis e de ligações telefônicas?
● Quais são as medidas de segurança que o funcionário deve adotar para proteger o smartphone e os dados da empresa?
● Quais são as consequências em caso de perda, roubo, dano ou mau uso do smartphone?
● Quais são as responsabilidades do funcionário em relação à manutenção, atualização e devolução do smartphone?

A política de uso do smartphone deve ser formalizada por escrito e assinada pelo funcionário, que deve receber uma cópia do documento.
Além disso, a empresa deve monitorar o cumprimento da política e aplicar as sanções previstas em caso de descumprimento.

2. Escolher um smartphone adequado ao perfil do profissional

O segundo cuidado que uma empresa precisa ter ao fornecer smartphone para um profissional é escolher um aparelho adequado ao perfil do funcionário, levando em conta as suas necessidades, preferências e características de trabalho.
Por exemplo, se o profissional trabalha em ambientes externos ou expostos a riscos, é recomendável escolher um smartphone resistente à água, à poeira e a quedas.

Se o profissional precisa acessar documentos ou planilhas no smartphone, é preferível optar por um aparelho com uma tela grande e de alta resolução. Agora, o funcionário que usa o smartphone para fazer videoconferências ou tirar fotos, é importante contar com um aparelho com uma boa câmera frontal e traseira.

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Além disso, a empresa deve considerar o sistema operacional do smartphone, que pode ser Android ou iOS.
Cada sistema tem suas vantagens e desvantagens, e a escolha depende da compatibilidade com os aplicativos usados pela empresa, da facilidade de uso e da segurança.

Ter celulares do mesmo sistema operacional pode fazer diferença até mesmo na hora da troca, evitando buscas sobre como passar WhatsApp Android para iPhone e vice-versa.

A empresa também deve avaliar o custo-benefício do smartphone, comparando o preço, a qualidade, a durabilidade e a garantia do aparelho.

3. Instalar aplicativos úteis e seguros no smartphone

O terceiro cuidado que uma empresa precisa ter ao fornecer smartphone para um profissional é instalar aplicativos úteis e seguros no aparelho, que possam facilitar o trabalho do funcionário e aumentar a sua produtividade.

Alguns exemplos de aplicativos que podem ser instalados são:

● Aplicativos de comunicação, como WhatsApp, Skype, Slack ou Teams;
● Aplicativos de gestão, como Trello, Asana, Evernote ou Google Drive;
● Aplicativos de localização, como Google Maps, Waze ou Uber;
● Aplicativos de viagem, como Booking.com, Airbnb ou Tripadvisor;

No entanto, ao instalar aplicativos no smartphone do profissional, a empresa deve tomar alguns cuidados para evitar riscos à segurança dos dados e à privacidade do funcionário.

Por isso, é recomendável verificar a procedência e a reputação dos aplicativos antes de instalá-los e ler os termos de uso e as políticas de privacidade dos aplicativos.

Também é preciso configurar as permissões dos aplicativos de acordo com as necessidades do funcionário. Desinstalar os aplicativos que não são mais usados ou que apresentam problemas é outro comportamento recomendável.

E claro, atualizar os aplicativos regularmente para corrigir falhas e melhorar o desempenho. Assim, você garante a boa performance do dispositivo.

4. Treinar o profissional para usar o smartphone de forma adequada

O quarto cuidado que uma empresa precisa ter ao fornecer smartphone para um profissional é treinar o funcionário para usar o aparelho de forma adequada, ensinando-o a aproveitar os recursos e as funcionalidades do dispositivo, a resolver problemas comuns e a adotar boas práticas de segurança e de etiqueta.

O treinamento pode ser feito de forma presencial ou online, e deve abordar diversos temas, como configuração e personalização do celular, aplicativos permitidos, gerenciamento de dados móveis e da bateria, proteção contra vírus, entre outros.

Caso sua empresa deseja ser ainda mais técnica, pode ensinar como passar o WhatsApp para outro celular, algo interessante para trocas de dispositivos.

Mas atenção: o treinamento deve ser adaptado ao nível de conhecimento e de experiência do funcionário com o smartphone, e deve ser acompanhado de materiais de apoio, como manuais, tutoriais ou vídeos.

Além disso, a empresa deve oferecer suporte técnico ao funcionário em caso de dúvidas ou problemas com o aparelho.

5. Avaliar o uso e a satisfação do profissional com o smartphone

O quinto cuidado que uma empresa precisa ter ao fornecer smartphone para um profissional é avaliar o uso e a satisfação do funcionário com o aparelho, verificando se ele está cumprindo a política de uso do smartphone.

Nesse sentido, existem relatórios de uso do smartphone, que mostram informações como o consumo de dados móveis, as ligações telefônicas, os aplicativos usados e os problemas encontrados.

Você também pode conferir se o profissional está fazendo backup do WhatsApp dentro de determinada frequência, garantindo que os dados e informações são mantidos em segurança.

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Finalmente, vale também fazer pesquisas de satisfação do funcionário, que medem o grau de contentamento do profissional com o smartphone e com o suporte oferecido pela empresa. Afinal, esse tipo de dispositivo precisa ser útil para todos!

Gerenciamento de smartphone corporativo

Fornecer um smartphone para um profissional pode trazer muitos benefícios para a empresa e para o funcionário, como maior mobilidade, flexibilidade, comunicação e produtividade.

No entanto, para que essa iniciativa seja bem-sucedida, é preciso ter alguns cuidados específicos. Caso contrário, o WhatsApp na comunicação corporativa pode trazer mais problemas do que soluções.

Uma dica extra é contar com um software de gestão de smartphone nos computadores, especialmente do time técnico de TI. Nesse sentido, o MobileTrans é uma ótima opção, com uma verdadeira caixa de ferramentas e recursos!

No MobileTrans, além de encontrar opções para fazer o backup de dados com facilidade, você consegue reiniciar sistemas e passar informações do WhatsApp de um smartphone para outro. Ideal para os dispositivos que rotacionam entre os profissionais.
Por fim, a recomendação é que esses cuidados sejam aplicados tanto no momento de fornecimento do smartphone, quanto como um lembrete de manutenção das boas práticas.

Assim, seguindo essas dicas, a empresa pode fornecer um smartphone para um profissional sem problemas.

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